Sicherheit und Datenverarbeitung
1. Grundprinzip der Datenverarbeitung
Das Plugin MCFP – My Custom Form Plugin ist eine Software, die direkt innerhalb einer WordPress-Installation betrieben wird.
Alle Daten, die über Formulare erfasst werden, werden auf dem Server der jeweiligen Website gespeichert, auf der das Plugin installiert ist.
Die Installation des Plugins gewährt dem Anbieter keinen direkten Zugriff auf deine WordPress-Datenbank. Zusätzliche Übertragungen durch E-Mail, Support oder die freiwillige KI-Hilfe sind nachfolgend beschrieben.
2. Datenverarbeitung beim Kunden
Die Formularverarbeitung und Speicherung erfolgen in der WordPress-Installation des jeweiligen Websitebetreibers. Beim E-Mail-Versand werden Inhalte an die konfigurierten Empfänger und den eingesetzten Maildienst übertragen.
Das bedeutet:
- Formulardaten werden auf dem Server des Kunden gespeichert
- Uploads werden lokal in der WordPress-Installation abgelegt
- Unterschriften werden ebenfalls lokal gespeichert
- zusätzliche Übertragungen durch konfigurierten Mailversand und freiwillige KI-Nutzung
Der Websitebetreiber ist daher selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung dieser Daten.
3. Lizenzportal
Das Portal unter mycustomform.com verwaltet Benutzerkonten, Lizenzen, Zahlungen, Updates und Support. Es vermittelt außerdem Anfragen der freiwilligen KI-Hilfe.
Dabei werden je nach genutzter Funktion insbesondere folgende Daten verarbeitet:- Name
- E-Mail-Adresse
- Lizenzinformationen
- Accountdaten und Zahlungszuordnungen über Stripe
- Supportnachrichten und freiwillig eingereichte Anhänge
- bei KI-Nutzung: die für die jeweilige Anfrage übermittelten Texte
- Lizenzen zu verwalten
- Updates bereitzustellen
- Supportanfragen zu bearbeiten
Freiwillige KI-Hilfe und Support
Wenn die KI-Hilfe im Formular aktiviert und verwendet wird, werden Fragen und Angaben der aktuellen Formularseite über das Portal an OpenAI übermittelt. Passwortfelder, Unterschriften und Dateiinhalte werden dabei nicht mitgesendet. Ohne aktivierte KI-Hilfe erfolgt diese Übertragung nicht.
Der Portal-Chat verarbeitet die eingegebenen Nachrichten ebenfalls über einen KI-Dienst. Gib dort keine vertraulichen Kundenangaben ein. Bei Supportanfragen verarbeitet das Portal die eingereichten Nachrichten und Anhänge. Der Support kann einen KI-Antwortentwurf aus begrenzten Textauszügen erstellen; bekannte Lizenzschlüssel werden dafür entfernt. Der Versand einer Antwort erfolgt durch den Support.
Die öffentliche Demo ist eine gemeinsam genutzte Testumgebung. Verwende dort ausschließlich erfundene Beispieldaten; die Demo wird regelmäßig zurückgesetzt.
4. Serverstandort
Die Infrastruktur des Lizenzportals wird innerhalb der Europäischen Union betrieben.
Damit unterliegt die Verarbeitung personenbezogener Daten den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
5. Sicherheit
Zum Schutz der Daten werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, insbesondere:
- verschlüsselte HTTPS-Verbindungen
- regelmäßige Sicherheitsupdates
- Zugriffsbeschränkungen auf Serversysteme
- Minimierung gespeicherter personenbezogener Daten
6. Verantwortung der Websitebetreiber
Da die Datenverarbeitung innerhalb der jeweiligen WordPress-Installation erfolgt, liegt die Verantwortung für Datenschutz und Datensicherheit beim Betreiber der jeweiligen Website.
Dazu gehören insbesondere:- Absicherung des Webservers
- regelmäßige WordPress-Updates
- Backups
- Zugriffsschutz auf Administrationsbereiche
7. Kontakt
Bei Fragen zur Datensicherheit oder zur Datenverarbeitung kann der Anbieter unter folgender Adresse kontaktiert werden:
support@mycustomform.com